كيف تقيس أداء الموظفين في خطوات محددة؟

تقييم أداء الموظفين عمليةٌ ضروريةٌ لقياس مدى الكفاءة والفعالية في وظائفهم، وتحديد نقاط قوتهم وضعفهم، وتحسين مهاراتهم، وربط الأداء بالتعويضات والمكافآت. لا توجد طريقة واحدة مثالية لقياس أداء الموظفين. ويجب اختيار طريقة التقييم المناسبة لنوع العمل والشركة.

إليك بعض الطرق المُبسطة لقياس أداء الموظفين:

1. تحديد الأهداف:

حدد أهدافًا واضحةً وقابلة للقياس لكل موظف، مع مراعاة مهاراتهم ومسؤولياتهم. وربطها بأهداف الشركة العامة.

تأكد من أن الموظفين يفهمون أهدافهم وكيفية قياسها.

2. استخدام أدوات تقييم الأداء:

اختر أدوات تقييم مناسبة لطبيعة عمل الموظفين. وهنا يجب الإشارة إلى أن هذه الأدوات يُفضل استخدامها وتطبيقها من مختصي الموارد البشرية.

مقياس الأداء الوظيفي: تقييم شامل لمهارات الموظف وسلوكه وقدراته. ويتم ذلك غالبًا عبر مناقشة أداء الموظف مع المدير لتحديد نقاط القوة والضعف.

مقاييس الكفاءة: تقييم قدرة الموظف على إنجاز المهام بكفاءة.

المقاييس السلوكية: قياس سلوكيات الموظف وتأثيرها على العمل.

التقييمات 360 درجة: تقييم الموظف من قبل زملائه ورؤسائه والمرؤوسين. فيُطلب من زملاء العمل والمديرين تقييم أداء الموظف.

ملاحظات الأداء: تقييم دوري لأداء الموظف من قبل المدير. عن طريق تسجيل ملاحظات عن أداء الموظف بشكل دوري، بالإضافة إلى تقديم تعليقات للموظف حول أدائه بشكل منتظم.

أدوات/طرق إضافية لقياس أداء الموظفين:

محفظة الأعمال: عرض لأعمال الموظف ومهاراته.

اختبارات المهارات: تقييم مهارات الموظف في مجال معين.

استبيانات العملاء: تقييم رضا العملاء عن أداء الموظفين.

استبيانات الموظفين: تهدف إلى جمع التعليقات من الموظفين حول أدائهم، مما ينتح عنه معلومات حول احتياجاتهم ورغباتهم.

البرامج الإليكترونية لإدارة الأداء: تساعدك على أتمتة عملية تقييم الأداء، وتوفر لك تقارير وتحليلات حول أداء الموظفين.

3. جمع البيانات/الملاحظات:

بعد ان اخترنا أداة التقييم المناسبة لطبيعة الشركة وحجمها، نبدأ في مرحلة جمع البيانات.

جمع البيانات من خلال أدوات تقييم الأداء، وملاحظات الأداء، وملاحظات العملاء، والتقارير.

تأكد من أن البيانات دقيقة وموثوقة.

سجل ملاحظات منتظمة عن أداء الموظفين، بما في ذلك نقاط القوة والضعف والإنجازات والتحديات.

استخدم أدوات مثل نظام إدارة الأداء لجمع الملاحظات وتنظيمها.

جمع البيانات من مصادر مختلفة، مثل:

التقييمات الرسمية:

نتائج المقابلات الشخصية.

نتائج المقاييس السلوكية.

نتائج نظام 360 درجة.

التقييمات غير الرسمية:

الملاحظات اليومية.

التعليقات المستمرة.

بيانات الأداء:

مثل المبيعات أو الإنتاجية.

4. تحليل البيانات:

يهدف تحليل البيانات لتحديد نقاط قوة الموظف وضعفه. وبالتالي يساعد على تحديد مجالات التحسين والتطوير.

5. تقديم الملاحظات للتطوير:

تقديم ملاحظات بناءة للموظفين حول أدائهم.

التركيز على نقاط القوة والضعف، ومجالات التحسين.

مساعدة الموظفين على تحديد أهدافهم وتطوير مهاراتهم.

قدم للموظفين تعليقات منتظمة حول أدائهم.

6. ربط الأداء بالتعويضات والمكافآت:

بناء على مؤشرات أداء الموظفين، يمكن فعل الآتي:

اربط أداء الموظفين بالتعويضات والمكافآت.

كافئ الموظفين الذين يُظهرون أداءً متميزًا.

يمكن أن تشمل المكافآت زيادة الرواتب أو الترقيات أو منحهم جوائز.

7. مراجعة نظام التقييم بشكل دوري:

يجب التأكد من مراجعة نظام تقييم أداء الموظفين بشكل دوري للتأكد من أنه فعال. يجب مراجعة نظام التقييم سنويًا على الأقل للتأكد من أنه لا يزال يلبي احتياجات المنظمة ويقدم تعليقات قيمة للموظفين. وينبغي أن تتضمن هذه المراجعة جمع التعليقات من كل من المديرين والموظفين حول فعالية النظام، وتحديد أي مجالات للتحسين، وإجراء أي تعديلات ضرورية على عملية التقييم.

قد يكون من المفيد أيضًا إجراء عمليات فحص متكررة لتقييم الفعالية المستمرة لنظام التقييم. يمكن أن يساعد ذلك في ضمان تحديد أي مشكلات ومعالجتها في الوقت المناسب، بدلاً من انتظار فترة المراجعة السنوية.

من المهم النظر فيما إذا كانت المعايير المستخدمة لتقييم أداء الموظفين لا تزال ذات صلة وتتوافق مع أهداف وغايات المنظمة. ومن المهم أيضًا التأكد من أن عملية التقييم عادلة ومتسقة وشفافة، وأن يتم منح الموظفين الفرص لتقديم المدخلات والتعليقات حول تقييمات أدائهم. من خلال مراجعة نظام التقييم وتحديثه بانتظام، يمكنك التأكد من استمراره في تقديم تعليقات قيمة للموظفين، والمساعدة في تحسين الأداء، والمساهمة في النهاية في النجاح الشامل للمؤسسة.

نصائح لقياس أداء الموظفين بفعالية:

تواصل مع الموظفين بانتظام حول أدائهم.

قدم فرصًا للتطوير المهني للموظفين.

استخدم تقييم الأداء لتحسين أداء الشركة بشكل عام.

اشرك الموظفين في عملية تقييم أدائهم.

اجعل التقييم عملية مستمرة: لا تعتمد على التقييمات السنوية فقط .قدم تعليقات للموظفين بشكل منتظم.

اجعل التقييم موضوعيًا: استخدم معايير واضحة قابلة للقياس. تجنب الأحكام الشخصية.

اجعل التقييم عادلاً: قارن أداء الموظفين بمعايير محددة، وليس ببعضهم البعض.

اجعل التقييم إيجابيًا: ركز على نقاط القوة لدى الموظفين. ساعدهم على تحسين نقاط ضعفهم.